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Office Manager (m/w/d) – Standort Berlin

29 August 2019

Die Catella Residential Investment Management GmbH (CRIM) sucht ab sofort eine/n Office Manager zur Verstärkung in unserem Unternehmen am Standort Berlin zur unbefristete Anstellung in Vollzeit (40h).

Die Catella Residential Investment Management GmbH (CRIM) ist eine Tochtergesellschaft der internationalen Catella AB, die europaweit mit 600 Mitarbeitern in 14 Ländern vertreten ist. Die Catella Residential Investment Management GmbH (CRIM) ist mit der Auflage und dem Portfoliomanagement europäischer Wohnimmobilienfonds und Individualmandate betraut. Vom Standort Berlin aus steuert sie ihre deutschland- und europaweiten Immobilienaktivitäten über Schwesterunternehmen sowie lokale Partner. Mit einem Investitionsvolumen von ca. 3,4 Mrd. EUR AuM inkl. Projektentwicklungen ist die CRIM an 100 Standorten in 9 Ländern Europas aktiv.

 

Ihre Aufgaben:

  • Sie führen mit einer weiteren Kollegin eigenständig den Empfangsbereich, koordinieren kleine Projekte und bringen diese wirkungsvoll zum Abschluss
  • Sie arbeiten im Team und erhalten unter qualifizierter Leitung eine bedarfsgerechte Einarbeitung
  • Sie besitzen Etikette, haben Freude am Umgang mit Menschen auch am Telefon kümmern sich serviceorientiert um externe Gäste und dienstliche Belange der Mitarbeiter
    • bedeutet: Sie sind der erste Ansprechpartner für internationale Kunden & Gäste und sind für deren Betreuung/Versorgung zuständig.
    • des Weiteren unterstützen Sie das Team von ca. 40 Mitarbeitern in grundlegenden technischen Angelegenheiten, darunter fällt z.B. das koordinieren der technischen Grundausstattung neuer Mitarbeiter, das Anschließen neuer Rechner/Monitore sowie das sicher Stellen einer funktionierenden Infrastruktur in den Meeting Räumen wobei sie hierzu mit einem IT-Dienstleister zusammenarbeiten
  • Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben, wie bspw. das Feelgood- und Facility-management des Büros, die Bearbeitung von Postein- und Postausgang sowie die Bestellung sämtlicher Büromaterialien; die weiterleitende Bearbeitung & Koordination von Rechnungs-eingängen bzgl. Vertragsmanagement gehört dazu
  • Sie organisieren und koordinieren Meetings, Messen, interne Veranstaltungen & Firmenevents
  • im Bereich Travel Management bearbeiten Sie Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführer & buchen ggf. Reisen/Gruppenreisen & Optimieren/Koordinieren Rahmenverträge mit etwaigen Reiseveranstaltern
  • Sie bilden die Schnittstelle zu externen Dienstleistern und übernehmen in diesem Zuge die Kommunikation und Abstimmung hinsichtlich der Terminierungen und Angebotseinholung und kümmern sich um Strategien zur Kostensenkung sowie zum besseren Preis-Leistungsverhältnis
  • Sie sind vom Verständnis her in der Lage die Auslastung flexibler Arbeitsplätze im Auge zu behalten & ggf. Desksharing-Lösungen zu finden sowie unter Umständen die Planung und Koordinierung interner Umzüge vorzunehmen sowie die Möbelplanung und -bestellung, Verhandlungen mit Lieferanten vorzunehmen
  • Sie kümmern sich mit Spaß und Freude um den reibungslosen Ablauf des Betriebes & tragen wesentlich für ein angenehmes und produktives Betriebsklima bei
  • Abschließend haben Sie einen grundsätzlichen Überblick über die Organisation und Ordnung des Büros

 

 

Ihre Qualifikationen:

 

  • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits mehrere Jahre Erfahrungen im Bereich Büroorganisation/Office Management Bereich gesammelt
  • Erfahrungen in der Immobilienbranche sind kein Muss aber wären von Vorteil
  • Sie besitzen persönliche Reife und ein hohes Maß an Organisationsgeschick
  • Als Allroundtalent behalten Sie stets den Überblick; Sie hinterfragen und erkennen Zusammenhänge
  • Sie haben ausgezeichnete Umgangsformen sowie ein gepflegtes Erscheinungsbild
  • Sie besitzen Taktgefühl und haben eine sehr gute soziale und zwischenmenschliche Kompetenz auch bei heiklen Themen
  • Sie sind in der Lage komplexe Alltage zu strukturieren und Aufgaben täglich neu zu priorisieren
  • Sie sind flexibel und belastbar und zeichnen sich durch eine sehr gut organisierte, selbstständige und exakte Arbeitsweise aus
  • Sie arbeiten gern mit einem jungen, dynamischen und harmonischem Team zusammen
  • Sie sind sicher und routiniert in der Anwendung neuer Medien sowie den gängigen MS Office Programmen, insbesondere in der Nutzung von Excel, PowerPoint und Bürotechnik
  • mit allg. technischen Kenntnissen über gängige Hard-, Software Produkten eines Bürobetriebes sind Sie vertraut 
  • sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse runden Ihr Profil ab

 

 

Wir bieten Ihnen:

 

Es erwarten Sie abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem sozialen Umfeld mit einem sympathischen und dynamischen Team. In unserem internationalen Immobilienunternehmen pflegen wir eine offene Unternehmenskultur und bieten Ihnen ein attraktives Vergütungspaket.

 

 

Bewerbung

Sie sehen in diesen vielseitigen Aufgaben eine persönliche Herausforderung? Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail mit dem Betreff „Office Manager (m/w/d)“ an crim_personal@catella-investment.com.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 

Ansprechpartner

Fragen beantwortet Ihnen gerne Steffi Wicht, Human Resources Manager, Telefon 0152/38848105.

Weitere Informationen finden Sie unter www.catella.com/wohnimmobilienfonds.

 

 

Über die Catella Gruppe

Catella gehört zu den führenden Spezialisten im Bereich Immobilieninvestment, Fondsmanagement und Bankwesen und agiert in 15 europäischen Ländern. Der Konzern verwaltet Vermögenswerte von rund 17 Mrd. Euro. Catella ist im Mid Cap Segment des Nasdaq Stockholm gelistet. Mehr unter www.catella.com.

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